ISO 9001

   Na začátku roku 2002 se společnost rozhodla provést certifikaci systému jakosti QMS podle ČSN EN ISO 9001:2001 s　předpokládaným termínem certifikačního řízení v　listopadu 2002. Hlavním důvodem byla snaha o vytvoření kontrolovatelných podmínek pro zajištění maximální bezpečnosti dat klientů společnosti.

   Na spolupráci při zavádění systému řízení a jeho přípravy k certifikaci podle ČSN EN ISO 9001:2001 (QMS) byla vybrána firma Qconex v.o.s. Praha. Ta spolupracovala hlavně na tvorbě řídicí dokumentace, tj. příručce QMS a navazujících směrnic. Dále provedla teoretické a praktické vyškolení pracovníku společnosti. Tři pracovníci byli vyškoleni pro funkci interních auditorů s vydaným osvědčením uznávaným certifikačními orgány.

   Na konci listopadu 2002 se uskutečnila závěrečná prověrka připravenosti zavedeného systému jakosti k certifikačnímu řízení.

   Ve dnech 16. -17. 12. 2002 byla společnost certifikována firmou Lloyd´s Register Quality Assurance (LRQA) a byl ji vystaven certifikát č. 280430 pro činnost Marketingové studie farmaceutického trhu, prognózy a analýzy dat.

   Každoročně prováděné interní audity byly realizovány zpočátku prostřednictvím externí firmy Qconex v.o.s. Od roku 2006 byly již dále audity prováděny vlastními pracovníky firmy, kteří byli vyškoleni firmou Qconex v.o.s.

   V　roce 2009 bylo rozhodnuto vyškolit další 2 pracovníky jako interní auditory u firmy Lloyd´s Register Quality Assurance (LRQA).

   Externí audity a ostatní pravidelné kontrolní návštěvy byly prováděny společností Lloyd´s Register Quality Assurance a probíhaly dle standardu ISO 9001:2000. Do roku 2005 byly kontrolní audity prováděny po 12 měsících, od roku 2006 po 9 měsících. V　roce 2009 byl proveden audit již dle standardu ISO 9001:2008　s platností do 31. 12. 2011.

   Z　nálezů všech auditů byly provedeny záznamy o neshodách a realizována nápravná a preventivní opatření, jejichž cílem bylo maximální zkvalitnění všech procesů s　hlavním cílem, zabezpečením maximální ochrany dat. Na základě průběžného vyhodnocování konkrétních úkolů, reklamací, podnětů a stížností, hodnocení dodavatelů a dalších podkladů jsou realizována nápravná a preventivní opatření, jejichž cílem je zvýšení kvality všech procesů ve společnosti.

   V　roce 2002 byl vystaven certifikát č. 280430 pro činnost Marketingové studie farmaceutického trhu, prognózy a analýzy dat. Po rozdělení firmy INFOPHARM, a.s. získala Data Agentura INFOPHARM s.r.o. v　roce 2006 certifikát č. PRA0004171 pro činnost Prognózy a analýzy dat .

   Na základě úspěšné certifikace může společnost uvádět na svých dokumentech logo certifikační společnosti Lloyd´s Register Quality Assurance

Dokumentace QMS je rozdělena do 3 úrovní.

   V　I. úrovni se nachází příručky, jako II. úroveň jsou uváděny směrnice systému kvality a III. úroveň jsou vnitropodnikové směrnice. Zpočátku dokumentace obsahovala 12 dokumentů. V　současné době se elektronická dokumentace sestává z　10 dokumentů (2 dokumenty I. úrovně, 2 dokumenty II. úrovně a 6 dokumentů III. úrovně).

   Nově byly sloučeny vnitropodnikové směrnice VS 03 EVIDENCE SMLUV A OBJEDNÁVEK, VS 05 SPISOVÝ ŘÁD, VS 06 ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD do jedné vnitropodnikové směrnice VS 09 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD a provedeny změny v　dokumentaci, aby splňovala požadavky standardu ISO 9001:2008. Celá dokumentace obsahuje v　aktuální verzi 196 stran.

• I. úroveň:
     PŘÍRUČKA KVALITY
     PŘÍRUČKA SYSTÉMU ŘÍZENÍ BEZPEČNOSTI DAT
  
  
• II.úroveň - Směrnice systému kvality:
     QS 01 PRŮCHOD ZAKÁZKY FIRMOU
     QS 02 ŘÍZENÍ DOKUMENTŮ A ZÁZNAMŮ
  
  
• III. úroveň - Vnitropodnikové směrnice:
     VS 01 MANUÁL DATOVÉ SBĚRNÉ POŠTY
     VS 02 ANTIVIROVÁ OCHRANA
     VS 04 PODPISOVÝ ŘÁD
     VS 07 PO A BOZP
     VS 08 MANUÁL TÝDENNÍHO MONITORINGU ZÁSOB
     VS 09 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD
  
  
• Dřívější vnitropodnikové směrnice, které byly sloučeny ve VS 09 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD:
     VS 03 EVIDENCE SMLUV A OBJEDNÁVEK
     VS 05 SPISOVÝ ŘÁD
     VS 06 ARCHIVAČNÍ A SKARTAČNÍ ŘÁD

   Z　uvedené dokumentace je vidět, že hlavní důraz společnosti je položen na ochranu a bezpečnost dat. Za tímto účelem byla vytvořena Příručka systému řízení bezpečnosti dat, která je postavena na nejvyšší úroveň dokumentace. Tato příručka stanovuje postupy, zásady a odpovědnosti pro systém řízení bezpečnosti dat.

   Veškerá dokumentace byla již od počátku vedena v　elektronické podobě. Do roku 2008 byla vedena v　elektronické publikaci na CD vytvářené programovým vybavením Zoner Context 4. Od roku 2008 je dokumentace pouze v　elektronické podobě na CD ve formátu PDF.

   Závěrem lze konstatovat, že smyslem veškerého úsilí se zavedením a získáním certifikátu ISO je snaha o zajištění verifikace maximální bezpečnosti dat ve společnosti Data Agentura INFOPHARM s.r.o.

   Společnost byla první v　oblasti hromadného zpracování dat pro farmaceutický průmysl, která úspěšně prošla certifikací podle standardu ISO 9001:2000 i podle standardu ISO 9001:2008.